Falar sobre meu projeto
Falar sobre meu projeto

Ideias, presença e operação. Tudo conectado.

Veja como o trabalho anda, etapa por etapa.

Escolha um processo de escritório e percorra as etapas dele, da planilha ao relatório. São demonstrações, com dados fictícios.

Cada operação pede um desenho próprio. Os exemplos abaixo são demonstrações.

Como pensamos antes de automatizar: a metodologia

Modelos em demonstração

Automações em Beta, que adaptamos à sua empresa. Cada uma mostra as etapas de uma rotina de escritório.

Conversar sobre este modelo

O quadro de pessoal fica numa planilha, e alguém precisa lembrar de olhar onde está faltando gente.

  1. A planilha de sempre

    A equipe segue preenchendo quantas pessoas cada função tem e quantas deveria ter.

    32 funções

  2. A conta sai sozinha

    Para cada função, o fluxo compara a equipe atual com a planejada e vê onde falta gente.

  3. Cada função segue um caminho

    Abrir a vaga, segurar ou não fazer nada.

  4. 12 funções

    Abrir vaga

    A vaga entra no controle e quem aprova recebe o aviso.

  5. 3 funções

    Em espera

    Fica parada até alguém liberar.

  6. 17 funções

    Equipe completa

    Nada a fazer.

  7. O resumo chega pronto

    Toda segunda, a gestão recebe os números sem ninguém montar relatório.

O RH para de conferir a planilha linha por linha. A vaga já aparece registrada, com aprovador e prazo.

Como isso chega à sua empresa

  1. Você mostra a planilhaPartimos do controle que a equipe já usa.
  2. Ajustamos as regrasQuem aprova, quais prazos e o que fica em espera: definido com você.
  3. Testamos com uma cópiaOs números do fluxo precisam bater com os da planilha antes de qualquer aviso sair.
  4. O fluxo assume a rotinaRegistros, avisos e relatório acontecem sozinhos. A decisão continua com as pessoas.
Ver a metodologia completa

Dados fictícios. As contagens vêm de uma execução de teste de cada modelo.

Um processo de escritório, etapa por etapa

Processos, documentos, responsáveis e aprovações. A informação segue um caminho visível.

Processos podem atravessar áreas.

  • Financeiro e Compras
  • Marketing e Comercial
  • RH e Gestão
  • Atendimento e Operações

Demonstração interativa · dados fictícios

Da nota recebida ao registro

A nota chega por um canal, os dados são copiados em outro e a aprovação depende de mensagens.

Rotina dispersa

  • Pedido chega por mensagem ou e-mail
  • Dados copiados à mão entre sistemas
  • Pendências descobertas tarde
  • Status perguntado a cada etapa

Processo organizado

  • Um ponto de entrada para as solicitações
  • Dados reunidos em um só registro
  • Pendência sinalizada na conferência
  • Status visível para a equipe
Caminho

Os dados chegam completos e a solicitação segue direto para aprovação.

Simulação parada. Caminho padrão, 8 passos.

Registro · Financeiro

Não iniciado

O registro começa quando a primeira etapa acontece. Inicie a demonstração ou avance passo a passo.

Dados fictícios · o registro real vive nos sistemas da empresa.

Ver o processo em texto

Caminho padrão

Os dados chegam completos e a solicitação segue direto para aprovação.

  1. Nota recebida: A nota entra no canal definido pela empresa. Aqui, a Nota demonstrativa 01, sem dados reais. Responsável: Solicitante.
  2. Dados identificados e organizados: As informações da nota são identificadas e organizadas para conferência, com revisão quando necessária. Responsável: Automação, com revisão da equipe.
  3. Conferência: Verifica se os dados obrigatórios estão completos antes de seguir. Responsável: Automação + equipe financeira. Dados completos. A solicitação segue para aprovação.
  4. Aprovação: O responsável financeiro revisa os dados e pode aprovar o envio ou rejeitar e devolver para correção. Responsável: Responsável financeiro. Pausa humana: o processo aguarda “aprovação”.
  5. Sistema financeiro da empresa: Após a aprovação humana, os dados seguem para o sistema financeiro que a empresa já utiliza, conforme a integração disponível. Responsável: Automação.
  6. Retorno confirmado: A etapa só confirma o registro quando o sistema de destino devolve uma resposta positiva. Responsável: Sistema financeiro da empresa.
  7. Histórico organizado: O documento, o retorno e a decisão ficam associados ao registro no ambiente definido pela empresa. Responsável: Automação. Na demonstração, nada é enviado de verdade.
  8. Acompanhamento atualizado: A equipe vê a solicitação concluída no acompanhamento. Responsável: Equipe financeira.

Exceção: dados incompletos

A conferência encontra uma pendência. A solicitação volta ao solicitante uma vez e depois segue.

  1. Nota recebida: A nota entra no canal definido pela empresa. Aqui, a Nota demonstrativa 01, sem dados reais. Responsável: Solicitante.
  2. Dados identificados e organizados: As informações da nota são identificadas e organizadas para conferência, com revisão quando necessária. Responsável: Automação, com revisão da equipe.
  3. Conferência: Verifica se os dados obrigatórios estão completos antes de seguir. Responsável: Automação + equipe financeira. Faltam dados na Nota demonstrativa 01.
  4. Solicitar correção (desvio): O solicitante recebe a indicação do que falta e completa os dados. Responsável: Solicitante. Pausa humana: o processo aguarda “dados corrigidos”.
  5. Conferência: Verifica se os dados obrigatórios estão completos antes de seguir. Responsável: Automação + equipe financeira. Segunda passagem: dados completos. Segue para aprovação.
  6. Aprovação: O responsável financeiro revisa os dados e pode aprovar o envio ou rejeitar e devolver para correção. Responsável: Responsável financeiro. Pausa humana: o processo aguarda “aprovação”.
  7. Sistema financeiro da empresa: Após a aprovação humana, os dados seguem para o sistema financeiro que a empresa já utiliza, conforme a integração disponível. Responsável: Automação.
  8. Retorno confirmado: A etapa só confirma o registro quando o sistema de destino devolve uma resposta positiva. Responsável: Sistema financeiro da empresa.
  9. Histórico organizado: O documento, o retorno e a decisão ficam associados ao registro no ambiente definido pela empresa. Responsável: Automação. Na demonstração, nada é enviado de verdade.
  10. Acompanhamento atualizado: A equipe vê a solicitação concluída no acompanhamento. Responsável: Equipe financeira.

Esta demonstração roda no seu navegador, sem documentos nem envios reais. Em um projeto de verdade, combinamos com a empresa onde os documentos ficam e quem pode acessá-los.

Resultados esperados

Qualitativos. Dependem do cenário de cada empresa.

  • Menos redigitaçãoOs dados informados na solicitação seguem para as próximas etapas.
  • Pendências visíveisO que falta aparece na conferência, não no fim do processo.
  • Histórico organizadoCada documento fica ligado ao pedido que o originou.
  • Acompanhamento centralizadoA equipe vê o status sem precisar perguntar.

Como isso é aplicado

Começamos pelo mapa: por onde a solicitação chega, quais dados são necessários, quem aprova e o que acontece quando falta algo. Depois definimos o que a automação faz, o que continua com a equipe e onde o acompanhamento fica visível.

A estrutura depende dos sistemas e da rotina de cada empresa.

Minha empresa tem um processo parecido

Do interesse à próxima ação

O interesse chega, mas o retorno e o próximo contato ficam espalhados.

Rotina dispersa

  • Contatos espalhados entre canais
  • Prioridade decidida no improviso
  • Retorno depende de alguém lembrar
  • Histórico na memória de quem atendeu

Processo organizado

  • Todo interesse entra no mesmo processo
  • Critérios de prioridade combinados
  • Próxima ação com data e responsável
  • Histórico registrado e acessível
Caminho

As informações bastam para indicar a prioridade e o contato segue para um responsável.

Simulação parada. Caminho padrão, 7 passos.

Registro · Comercial

Não iniciado

O registro começa quando a primeira etapa acontece. Inicie a demonstração ou avance passo a passo.

Dados fictícios · o registro real vive nos sistemas da empresa.

Ver o processo em texto

Caminho padrão

As informações bastam para indicar a prioridade e o contato segue para um responsável.

  1. Interesse recebido: Um novo contato chega pelo site, por mensagem ou por indicação e entra no processo. Responsável: Canal de entrada.
  2. Informações organizadas: Necessidade, origem e dados de contato ficam reunidos em um registro. Responsável: Automação.
  3. Qualificação inicial: Critérios definidos pela empresa ajudam a indicar a prioridade. Responsável: Critérios da equipe comercial. Informações suficientes para indicar a prioridade.
  4. Responsável definido: A oportunidade é atribuída à pessoa adequada, com prazo para o primeiro retorno. Responsável: Coordenação comercial.
  5. Contato realizado: A equipe conduz a conversa. O processo aguarda o registro do contato. Responsável: Vendedor responsável. Pausa humana: o processo aguarda “contato realizado”.
  6. Próxima ação agendada: Retorno ou reunião ganha data e responsável. Lembretes podem ser automatizados conforme a operação. Responsável: Vendedor, com lembretes automáticos.
  7. Histórico atualizado: As informações ficam registradas no processo comercial. Responsável: Automação.

Exceção: informações insuficientes

A qualificação não tem dados suficientes. Uma pessoa revisa o caso e ele volta ao caminho de atribuição.

  1. Interesse recebido: Um novo contato chega pelo site, por mensagem ou por indicação e entra no processo. Responsável: Canal de entrada.
  2. Informações organizadas: Necessidade, origem e dados de contato ficam reunidos em um registro. Responsável: Automação.
  3. Qualificação inicial: Critérios definidos pela empresa ajudam a indicar a prioridade. Responsável: Critérios da equipe comercial. Faltam informações para indicar a prioridade.
  4. Revisão pela equipe (desvio): Quando faltam informações, uma pessoa da equipe revisa o caso antes de seguir. Responsável: Equipe comercial. Pausa humana: o processo aguarda “revisão”.
  5. Responsável definido: A oportunidade é atribuída à pessoa adequada, com prazo para o primeiro retorno. Responsável: Coordenação comercial.
  6. Contato realizado: A equipe conduz a conversa. O processo aguarda o registro do contato. Responsável: Vendedor responsável. Pausa humana: o processo aguarda “contato realizado”.
  7. Próxima ação agendada: Retorno ou reunião ganha data e responsável. Lembretes podem ser automatizados conforme a operação. Responsável: Vendedor, com lembretes automáticos.
  8. Histórico atualizado: As informações ficam registradas no processo comercial. Responsável: Automação.

Fluxo ilustrativo. Critérios, lembretes e comunicações dependem da rotina comercial de cada empresa. Nenhuma mensagem é enviada nesta demonstração.

Resultados esperados

Qualitativos. Dependem do cenário de cada empresa.

  • Menos contatos sem retornoTodo interesse tem responsável e prazo para o primeiro contato.
  • Próximos passos visíveisRetornos e reuniões ficam com data e responsável.
  • Histórico acessívelQuem assumir o atendimento entende o que já aconteceu.

Como isso é aplicado

Mapeamos os canais de entrada, os critérios que a equipe já usa para priorizar e o momento em que cada contato costuma se perder. Lembretes, tarefas e comunicações previstas podem ser automatizados conforme a operação; a conversa continua com as pessoas.

A estrutura depende dos sistemas e da rotina de cada empresa.

Quero organizar meu acompanhamento comercial

Do briefing à aprovação

O briefing está no chat, as versões estão espalhadas e ninguém sabe qual foi aprovada.

Rotina dispersa

  • Briefing perdido no chat
  • Comentários em vários lugares
  • Versões com nomes confusos
  • Dúvida sobre o que foi aprovado

Processo organizado

  • Briefing registrado no início
  • Feedback consolidado em uma lista
  • Versões numeradas e identificadas
  • Aprovação registrada antes da entrega
Caminho

A primeira versão é aprovada e segue para entrega.

Simulação parada. Caminho padrão, 7 passos.

Registro · Conteúdo

Não iniciado

O registro começa quando a primeira etapa acontece. Inicie a demonstração ou avance passo a passo.

Dados fictícios · o registro real vive nos sistemas da empresa.

Ver o processo em texto

Caminho padrão

A primeira versão é aprovada e segue para entrega.

  1. Briefing recebido: Objetivo, público e entrega ficam registrados em um só lugar. Responsável: Cliente e atendimento.
  2. Produção organizada: Prazos e responsáveis são definidos para cada entrega. Responsável: Coordenação de conteúdo.
  3. Rascunho preparado: Rascunho preparado pela equipe criativa, a partir do briefing. Responsável: Equipe criativa. Versão demonstrativa 01 preparada.
  4. Revisão interna: A equipe verifica conteúdo, linguagem e adequação ao briefing. Responsável: Equipe de revisão. Versão demonstrativa 01 conferida.
  5. Aprovação do cliente: O cliente avalia a versão. Nada é publicado antes desta etapa. Responsável: Cliente. Pausa humana: o processo aguarda “aprovação”. Versão demonstrativa 01 enviada para aprovação.
  6. Material aprovado: A versão final é identificada e reunida com os arquivos da entrega. Responsável: Coordenação de conteúdo. Versão demonstrativa 01 marcada como aprovada.
  7. Entrega ou programação: A próxima ação é registrada conforme os canais disponíveis. Responsável: Equipe de conteúdo. Na demonstração, nada é publicado.

Exceção: ajuste solicitado

O cliente pede um ajuste. O feedback é consolidado, nasce uma nova versão e ela passa por revisão e nova aprovação.

  1. Briefing recebido: Objetivo, público e entrega ficam registrados em um só lugar. Responsável: Cliente e atendimento.
  2. Produção organizada: Prazos e responsáveis são definidos para cada entrega. Responsável: Coordenação de conteúdo.
  3. Rascunho preparado: Rascunho preparado pela equipe criativa, a partir do briefing. Responsável: Equipe criativa. Versão demonstrativa 01 preparada.
  4. Revisão interna: A equipe verifica conteúdo, linguagem e adequação ao briefing. Responsável: Equipe de revisão. Versão demonstrativa 01 conferida.
  5. Aprovação do cliente: O cliente avalia a versão. Nada é publicado antes desta etapa. Responsável: Cliente. Pausa humana: o processo aguarda “pedido de ajuste”. Versão demonstrativa 01 em avaliação.
  6. Feedback consolidado (desvio): Os comentários são reunidos em uma lista única para a próxima versão. Responsável: Atendimento. Comentários da versão 01 reunidos em uma lista.
  7. Rascunho preparado: Rascunho preparado pela equipe criativa, a partir do briefing. Responsável: Equipe criativa. Versão demonstrativa 02, com os ajustes consolidados.
  8. Revisão interna: A equipe verifica conteúdo, linguagem e adequação ao briefing. Responsável: Equipe de revisão. Versão demonstrativa 02 conferida.
  9. Aprovação do cliente: O cliente avalia a versão. Nada é publicado antes desta etapa. Responsável: Cliente. Pausa humana: o processo aguarda “aprovação”. Versão demonstrativa 02 em avaliação.
  10. Material aprovado: A versão final é identificada e reunida com os arquivos da entrega. Responsável: Coordenação de conteúdo. Versão demonstrativa 02 marcada como aprovada.
  11. Entrega ou programação: A próxima ação é registrada conforme os canais disponíveis. Responsável: Equipe de conteúdo. Na demonstração, nada é publicado.

Fluxo ilustrativo. Etapas, canais e aprovações dependem da operação de cada equipe. Nada é publicado nesta demonstração.

Resultados esperados

Qualitativos. Dependem do cenário de cada empresa.

  • Comentários reunidosO feedback chega consolidado para a próxima versão.
  • Menos dúvida sobre versõesCada versão é identificada e a aprovada fica marcada.
  • Responsabilidades clarasCada etapa tem alguém responsável por fazê-la avançar.

Como isso é aplicado

Organizamos o caminho de cada peça: onde o briefing é registrado, quem produz, quem revisa e como a aprovação fica documentada.

A estrutura depende dos sistemas e da rotina de cada empresa.

Quero organizar minha produção de conteúdo