Falar sobre meu projeto
Falar sobre meu projeto

Ideias, presença e operação. Tudo conectado.

Tecnologia vem depois do processo.

Antes de automatizar qualquer coisa, acompanhamos como o trabalho acontece hoje na sua empresa: quem recebe o pedido, onde ele fica parado, o que alguém precisa conferir. Depois desenhamos o processo novo. Só então escolhemos o que vale automatizar e o que deve continuar com uma pessoa.

As sete etapas

Um fluxo contínuo: a última etapa volta à primeira. Passe o mouse ou toque em uma etapa para ver o que ela entrega.

  1. Resultado Visão clara do processo atual

  2. Resultado Mapa dos pontos em que o trabalho trava

  3. Resultado Um desenho do processo novo, com responsável e regra em cada etapa

  4. Resultado O que fica automático e o que continua com pessoas

  5. Resultado Sistemas, dados e pessoas no mesmo processo

  6. Resultado Indicadores combinados com você

  7. Resultado Ajustes quando o processo muda

As sete etapas por extenso

  1. 01

    Diagnóstico

    Entendemos como sua empresa realmente funciona

    Mapeamos quem participa, quais sistemas entram, onde a informação chega e sai, quais aprovações e decisões humanas existem e o que acontece nas exceções.

    • Pessoas e responsáveis
    • Sistemas em uso
    • Entradas e saídas de informação
    • Aprovações e decisões
    • Exceções do dia a dia

    ResultadoVisão clara do processo atual

  2. 02

    Gargalos

    Marcamos onde o trabalho trava

    Com o mapa pronto, marcamos os pontos em que o trabalho trava, se repete ou depende de memória.

    • Tarefas repetitivas
    • Digitação e copiar e colar
    • Planilhas isoladas
    • Aprovações lentas
    • Sistemas que não conversam
    • Dependência de uma só pessoa

    ResultadoMapa dos pontos em que o trabalho trava

  3. 03

    Processo novo

    Redesenhamos o processo antes de automatizá-lo

    Etapas podem sumir, se juntar, mudar de ordem, ganhar um responsável e uma regra. Só então o processo está pronto para receber tecnologia.

    Automatizar um processo ruim apenas faz o problema acontecer mais rápido.

    • Etapas eliminadas ou unidas
    • Ordem revista
    • Responsável por etapa
    • Regras explícitas
    • Caminho das exceções

    ResultadoUm desenho do processo novo, com responsável e regra em cada etapa

  4. 04

    Decisão de automação

    Nem tudo precisa ser automatizado

    Cada parte do processo recebe o tratamento certo: continua com pessoas, vira automação por regra ou roda sozinha com uma aprovação no caminho.

    • Continua com pessoas
    • Automação por regra
    • Automação com aprovação
    • Aviso para a pessoa certa

    ResultadoO que fica automático e o que continua com pessoas

    Com pessoas

    Julgamento, relacionamento, negociação e decisão estratégica.

    Automação por regra

    Tarefas repetitivas, previsíveis e baseadas em regra: registros, notificações, atualização de sistemas.

    Leitura de documentos

    Ler e organizar os dados de notas, pedidos e planilhas.

    Automação com aprovação

    Roda uma sequência de ações e para quando precisa da decisão de alguém.

  5. 05

    Integrações

    Conectamos o processo

    Ligamos as etapas aos sistemas que a sua empresa já usa.

    • CRM
    • ERP
    • Gestão de tarefas
    • E-mail
    • Documentos e planilhas
    • Painéis

    ResultadoSistemas, dados e pessoas no mesmo processo

  6. 06

    Métricas

    Combinamos o que acompanhar

    Antes da entrega, combinamos com você o que acompanhar depois, como o tempo de uma tarefa ou quantas vezes algo precisa ser refeito.

    • Tempo do processo
    • Tarefas manuais
    • Intervenções humanas
    • Erros
    • Retrabalho

    ResultadoIndicadores combinados com você

    O que um painel de impacto mostra
    Tempo do processo
    AntesDepois
    Tarefas manuais
    AntesDepois
    Intervenções humanas
    AntesDepois
    Erros de digitação
    AntesDepois

    Exemplo ilustrativo, sem números reais. O que se mede e quanto muda variam conforme cada projeto.

  7. 07

    Melhoria contínua

    O processo evolui junto com a empresa

    Quando a empresa, a equipe ou um sistema muda, revemos o processo e o ciclo recomeça.

    Depois que a automação entra em uso, o processo muda e ela precisa de ajustes.

    • Desempenho acompanhado
    • Novos gargalos
    • Exceções que viraram regra
    • Etapas que podem ser automatizadas

    ResultadoAjustes quando o processo muda

Trabalhamos com os sistemas que a sua empresa já usa.

Uma nota fiscal, antes e depois

O mesmo caso, antes e depois: uma nota fiscal que chega por e-mail.

Exemplo ilustrativo

Antes

Depende de e-mails, memória, planilhas e acompanhamento feito à mão.

  1. Chega por e-mail
  2. Funcionário baixa
  3. Confere
  4. Encaminha para aprovação
  5. Outra pessoa responde
  6. Lançamento manual
  7. Arquivamento
  8. Pagamento
Exemplo ilustrativo

Depois

Cada etapa tem registro, e a decisão continua com uma pessoa.

  1. Nota recebida
  2. Documento identificado
  3. Dados extraídos
  4. Informações validadas
  5. Responsável aprovadecisão humana
  6. Status atualizado
  7. Dados enviados ao financeiro
  8. Documento arquivado
  9. Processo registrado
Operar o processo demonstrativo

O mesmo raciocínio no RH

Outro caso, antes e depois: o quadro de pessoal que vive numa planilha.

Exemplo ilustrativo

Antes

Depende de alguém lembrar. A vaga só anda quando o RH abre a planilha, confere e avisa cada pessoa.

  1. RH abre a planilha
  2. Compara equipe atual e planejada
  3. Lembra quais vagas estão seguradas
  4. Procura quem aprova cada cargo
  5. Avisa o aprovador por mensagem
  6. Anota a vaga em outro controle
  7. Monta o resumo da semana à mão
Exemplo ilustrativo

Depois

A planilha continua a mesma. A conferência virou rotina automática, e a aprovação segue com uma pessoa.

  1. Planilha lida
  2. Falta de pessoal calculada
  3. Vagas em espera separadas
  4. Aprovador e prazo definidos
  5. Vaga registrada
  6. Aprovador avisado
  7. Gestor aprova a vagadecisão humana
  8. Resumo semanal entregue
Ver este modelo em demonstração

O que fica automático e o que fica com pessoas

Algumas etapas seguem regras fixas e rodam sozinhas. Outras pedem análise e passam por uma pessoa. As decisões que importam continuam com a sua equipe.

  1. SolicitaçãoEntra por um canal
  2. Pedido organizadoDados separados e conferidos
  3. Consulta dadosNos sistemas da empresa
  4. Próxima ação preparadaDentro das regras combinadas
  5. Atualiza o sistemaRegistro automático
  6. Aprovação humanaPonto de decisão
  7. Processo continuaCom histórico

Cada empresa recebe um processo diferente.

Uma indústria, uma construtora, uma empresa de serviços, um e-commerce e uma associação têm processos diferentes. Empresas do mesmo setor também.

As três passam pelo mesmo diagnóstico e saem com processos diferentes.

Três empresas passam pelo mesmo diagnóstico e saem com processos diferentesEmpresa AEmpresa BEmpresa CDiagnóstico

Como um projeto anda, em quatro etapas

O caminho é o mesmo para um filme, um site ou uma automação; muda o que acontece dentro de cada etapa.

  1. Entender

    Entender público, contexto, operação e objetivo. Começa com uma conversa e termina com o seu cenário descrito nas suas palavras.

  2. Definir

    Definir proposta, entregas e critérios de aprovação. Uma proposta curta, em fases, com o que entra e o que fica de fora.

  3. Criar

    Criar, testar e ajustar com você, versão por versão.

  4. Entregar

    Preparar a entrega para o canal ou a operação definidos: formatos, publicação, integração e o que a sua equipe precisa saber para seguir.

Quer ver como o seu processo ficaria?

Mostre como sua operação funciona hoje. A Gotta identifica gargalos e mostra o que vale automatizar e o que deve continuar com pessoas.

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