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Sistemas, automações e sites para empresas.

Veja como o trabalho anda, etapa por etapa.

Abra um sistema, veja uma rotina automatizada por dentro ou siga um processo de escritório do pedido ao registro.

Cada operação pede um desenho próprio. Abaixo, como isso fica na prática.

Antes de automatizar: veja como trabalhamos

Sistemas

Sistemas e automações para abrir e percorrer.

Cada sistema roda no navegador, do jeito que funcionaria na sua empresa.

Feito pela Gotta. Vídeos gravados da própria tela.

Modelos de automação

Automações que adaptamos à sua empresa. Cada uma mostra as etapas de uma rotina de escritório.

Abrir e operar o quadroConversar sobre este modelo

O quadro de pessoal fica numa planilha, e alguém precisa lembrar de olhar onde está faltando gente.

  1. A planilha de sempre

    A equipe segue preenchendo quantas pessoas cada função tem e quantas deveria ter.

    32 funções

  2. A comparação é feita pelo fluxo

    Para cada função, o fluxo compara a equipe atual com a planejada e vê onde falta gente.

  3. Cada função segue um caminho

    Abrir a vaga, segurar ou não fazer nada.

  4. 12 funções

    Abrir vaga

    A vaga entra no controle e quem aprova recebe o aviso.

  5. 3 funções

    Em espera

    Fica parada até alguém liberar.

  6. 17 funções

    Equipe completa

    Nada a fazer.

  7. O resumo chega pronto

    Toda segunda, a gestão recebe os números sem ninguém montar relatório.

A vaga já aparece registrada, com aprovador e prazo, sem conferir a planilha linha por linha.

Como isso chega à sua empresa

  1. Você mostra a planilhaPartimos do controle que a equipe já usa.
  2. Ajustamos as regrasQuem aprova, quais prazos e o que fica em espera: definido com você.
  3. Testamos com uma cópiaOs números do fluxo precisam bater com os da planilha antes de qualquer aviso sair.
  4. O fluxo assume a rotinaRegistros, avisos e relatório acontecem sozinhos. A decisão continua com as pessoas.
Ver como trabalhamos

As contagens vêm de uma execução completa de cada modelo.

Um processo de escritório, etapa por etapa

Processos, documentos, responsáveis e aprovações. A informação segue um caminho visível.

Processos podem atravessar áreas.

  • Financeiro e Compras
  • Marketing e Comercial
  • RH e Gestão
  • Atendimento e Operações

Processo interativo

Da nota recebida ao registro

A nota chega por um canal, os dados são copiados em outro e a aprovação depende de mensagens.

Rotina dispersa

  • Pedido chega por mensagem ou e-mail
  • Dados copiados à mão entre sistemas
  • Pendências descobertas tarde
  • Status perguntado a cada etapa

Processo organizado

  • Um ponto de entrada para as solicitações
  • Dados reunidos em um só registro
  • Pendência sinalizada na conferência
  • Status visível para a equipe
Caminho

Os dados chegam completos e a solicitação segue direto para aprovação.

Processo parado. Caminho padrão, 8 passos.

Registro · Financeiro

Não iniciado

O registro começa quando a primeira etapa acontece. Inicie o processo ou avance passo a passo.

No projeto, o registro fica nos sistemas da empresa.

Ver o processo em texto

Caminho padrão

Os dados chegam completos e a solicitação segue direto para aprovação.

  1. Nota recebida: A nota entra no canal definido pela empresa. Responsável: Solicitante.
  2. Dados identificados e organizados: As informações da nota são identificadas e organizadas para conferência, com revisão quando necessária. Responsável: Automação, com revisão da equipe.
  3. Conferência: Verifica se os dados obrigatórios estão completos antes de seguir. Responsável: Automação + equipe financeira. Dados completos. A solicitação segue para aprovação.
  4. Aprovação: O responsável financeiro revisa os dados e pode aprovar o envio ou rejeitar e devolver para correção. Responsável: Responsável financeiro. Pausa humana: o processo aguarda “aprovação”.
  5. Sistema financeiro da empresa: Após a aprovação humana, os dados seguem para o sistema financeiro que a empresa já utiliza, conforme a integração disponível. Responsável: Automação.
  6. Retorno confirmado: A etapa só confirma o registro quando o sistema de destino devolve uma resposta positiva. Responsável: Sistema financeiro da empresa.
  7. Histórico organizado: O documento, o retorno e a decisão ficam associados ao registro no ambiente definido pela empresa. Responsável: Automação. Nesta página, nada é enviado.
  8. Acompanhamento atualizado: A equipe vê a solicitação concluída no acompanhamento. Responsável: Equipe financeira.

Exceção: dados incompletos

A conferência encontra uma pendência. A solicitação volta ao solicitante uma vez e depois segue.

  1. Nota recebida: A nota entra no canal definido pela empresa. Responsável: Solicitante.
  2. Dados identificados e organizados: As informações da nota são identificadas e organizadas para conferência, com revisão quando necessária. Responsável: Automação, com revisão da equipe.
  3. Conferência: Verifica se os dados obrigatórios estão completos antes de seguir. Responsável: Automação + equipe financeira. Faltam dados na nota 0142.
  4. Solicitar correção (desvio): O solicitante recebe a indicação do que falta e completa os dados. Responsável: Solicitante. Pausa humana: o processo aguarda “dados corrigidos”.
  5. Conferência: Verifica se os dados obrigatórios estão completos antes de seguir. Responsável: Automação + equipe financeira. Segunda passagem: dados completos. Segue para aprovação.
  6. Aprovação: O responsável financeiro revisa os dados e pode aprovar o envio ou rejeitar e devolver para correção. Responsável: Responsável financeiro. Pausa humana: o processo aguarda “aprovação”.
  7. Sistema financeiro da empresa: Após a aprovação humana, os dados seguem para o sistema financeiro que a empresa já utiliza, conforme a integração disponível. Responsável: Automação.
  8. Retorno confirmado: A etapa só confirma o registro quando o sistema de destino devolve uma resposta positiva. Responsável: Sistema financeiro da empresa.
  9. Histórico organizado: O documento, o retorno e a decisão ficam associados ao registro no ambiente definido pela empresa. Responsável: Automação. Nesta página, nada é enviado.
  10. Acompanhamento atualizado: A equipe vê a solicitação concluída no acompanhamento. Responsável: Equipe financeira.

Esta página roda no seu navegador, sem documentos nem envios. No projeto, combinamos com a empresa onde os documentos ficam e quem pode acessá-los.

Resultados esperados

Qualitativos. Dependem do cenário de cada empresa.

  • Menos redigitaçãoOs dados informados na solicitação seguem para as próximas etapas.
  • Pendências visíveisO que falta aparece na conferência, não no fim do processo.
  • Histórico organizadoCada documento fica ligado ao pedido que o originou.
  • Acompanhamento centralizadoA equipe vê o status sem precisar perguntar.

Como isso é aplicado

Começamos pelo mapa: por onde a solicitação chega, quais dados são necessários, quem aprova e o que acontece quando falta algo. Depois definimos o que a automação faz, o que continua com a equipe e onde o acompanhamento fica visível.

A estrutura depende dos sistemas e da rotina de cada empresa.

Minha empresa tem um processo parecido

Do interesse à próxima ação

O interesse chega, mas o retorno e o próximo contato ficam espalhados.

Rotina dispersa

  • Contatos espalhados entre canais
  • Prioridade decidida no improviso
  • Retorno depende de alguém lembrar
  • Histórico na memória de quem atendeu

Processo organizado

  • Todo interesse entra no mesmo processo
  • Critérios de prioridade combinados
  • Próxima ação com data e responsável
  • Histórico registrado e acessível
Caminho

As informações bastam para indicar a prioridade e o contato segue para um responsável.

Processo parado. Caminho padrão, 7 passos.

Registro · Comercial

Não iniciado

O registro começa quando a primeira etapa acontece. Inicie o processo ou avance passo a passo.

No projeto, o registro fica nos sistemas da empresa.

Ver o processo em texto

Caminho padrão

As informações bastam para indicar a prioridade e o contato segue para um responsável.

  1. Interesse recebido: Um novo contato chega pelo site, por mensagem ou por indicação e entra no processo. Responsável: Canal de entrada.
  2. Informações organizadas: Necessidade, origem e dados de contato ficam reunidos em um registro. Responsável: Automação.
  3. Qualificação inicial: Critérios definidos pela empresa ajudam a indicar a prioridade. Responsável: Critérios da equipe comercial. Informações suficientes para indicar a prioridade.
  4. Responsável definido: A oportunidade é atribuída à pessoa adequada, com prazo para o primeiro retorno. Responsável: Coordenação comercial.
  5. Contato realizado: A equipe conduz a conversa. O processo aguarda o registro do contato. Responsável: Vendedor responsável. Pausa humana: o processo aguarda “contato realizado”.
  6. Próxima ação agendada: Retorno ou reunião ganha data e responsável. Lembretes podem ser automatizados conforme a operação. Responsável: Vendedor, com lembretes automáticos.
  7. Histórico atualizado: As informações ficam registradas no processo comercial. Responsável: Automação.

Exceção: informações insuficientes

A qualificação não tem dados suficientes. Uma pessoa revisa o caso e ele volta ao caminho de atribuição.

  1. Interesse recebido: Um novo contato chega pelo site, por mensagem ou por indicação e entra no processo. Responsável: Canal de entrada.
  2. Informações organizadas: Necessidade, origem e dados de contato ficam reunidos em um registro. Responsável: Automação.
  3. Qualificação inicial: Critérios definidos pela empresa ajudam a indicar a prioridade. Responsável: Critérios da equipe comercial. Faltam informações para indicar a prioridade.
  4. Revisão pela equipe (desvio): Quando faltam informações, uma pessoa da equipe revisa o caso antes de seguir. Responsável: Equipe comercial. Pausa humana: o processo aguarda “revisão”.
  5. Responsável definido: A oportunidade é atribuída à pessoa adequada, com prazo para o primeiro retorno. Responsável: Coordenação comercial.
  6. Contato realizado: A equipe conduz a conversa. O processo aguarda o registro do contato. Responsável: Vendedor responsável. Pausa humana: o processo aguarda “contato realizado”.
  7. Próxima ação agendada: Retorno ou reunião ganha data e responsável. Lembretes podem ser automatizados conforme a operação. Responsável: Vendedor, com lembretes automáticos.
  8. Histórico atualizado: As informações ficam registradas no processo comercial. Responsável: Automação.

Critérios, lembretes e comunicações dependem da rotina comercial de cada empresa. Nenhuma mensagem sai desta página.

Resultados esperados

Qualitativos. Dependem do cenário de cada empresa.

  • Menos contatos sem retornoTodo interesse tem responsável e prazo para o primeiro contato.
  • Próximos passos visíveisRetornos e reuniões ficam com data e responsável.
  • Histórico acessívelQuem assumir o atendimento entende o que já aconteceu.

Como isso é aplicado

Mapeamos os canais de entrada, os critérios que a equipe já usa para priorizar e o momento em que cada contato costuma se perder. Lembretes, tarefas e comunicações previstas podem ser automatizados conforme a operação; a conversa continua com as pessoas.

A estrutura depende dos sistemas e da rotina de cada empresa.

Quero organizar meu acompanhamento comercial

Do briefing à aprovação

O briefing está no chat, as versões estão espalhadas e ninguém sabe qual foi aprovada.

Rotina dispersa

  • Briefing perdido no chat
  • Comentários em vários lugares
  • Versões com nomes confusos
  • Dúvida sobre o que foi aprovado

Processo organizado

  • Briefing registrado no início
  • Feedback consolidado em uma lista
  • Versões numeradas e identificadas
  • Aprovação registrada antes da entrega
Caminho

A primeira versão é aprovada e segue para entrega.

Processo parado. Caminho padrão, 7 passos.

Registro · Conteúdo

Não iniciado

O registro começa quando a primeira etapa acontece. Inicie o processo ou avance passo a passo.

No projeto, o registro fica nos sistemas da empresa.

Ver o processo em texto

Caminho padrão

A primeira versão é aprovada e segue para entrega.

  1. Briefing recebido: Objetivo, público e entrega ficam registrados em um só lugar. Responsável: Cliente e atendimento.
  2. Produção organizada: Prazos e responsáveis são definidos para cada entrega. Responsável: Coordenação de conteúdo.
  3. Rascunho preparado: Rascunho preparado pela equipe criativa, a partir do briefing. Responsável: Equipe criativa. Versão 01 preparada.
  4. Revisão interna: A equipe verifica conteúdo, linguagem e adequação ao briefing. Responsável: Equipe de revisão. Versão 01 conferida.
  5. Aprovação do cliente: O cliente avalia a versão. Nada é publicado antes desta etapa. Responsável: Cliente. Pausa humana: o processo aguarda “aprovação”. Versão 01 enviada para aprovação.
  6. Material aprovado: A versão final é identificada e reunida com os arquivos da entrega. Responsável: Coordenação de conteúdo. Versão 01 marcada como aprovada.
  7. Entrega ou programação: A próxima ação é registrada conforme os canais disponíveis. Responsável: Equipe de conteúdo. Nesta página, nada é publicado.

Exceção: ajuste solicitado

O cliente pede um ajuste. O feedback é consolidado, nasce uma nova versão e ela passa por revisão e nova aprovação.

  1. Briefing recebido: Objetivo, público e entrega ficam registrados em um só lugar. Responsável: Cliente e atendimento.
  2. Produção organizada: Prazos e responsáveis são definidos para cada entrega. Responsável: Coordenação de conteúdo.
  3. Rascunho preparado: Rascunho preparado pela equipe criativa, a partir do briefing. Responsável: Equipe criativa. Versão 01 preparada.
  4. Revisão interna: A equipe verifica conteúdo, linguagem e adequação ao briefing. Responsável: Equipe de revisão. Versão 01 conferida.
  5. Aprovação do cliente: O cliente avalia a versão. Nada é publicado antes desta etapa. Responsável: Cliente. Pausa humana: o processo aguarda “pedido de ajuste”. Versão 01 em avaliação.
  6. Feedback consolidado (desvio): Os comentários são reunidos em uma lista única para a próxima versão. Responsável: Atendimento. Comentários da versão 01 reunidos em uma lista.
  7. Rascunho preparado: Rascunho preparado pela equipe criativa, a partir do briefing. Responsável: Equipe criativa. Versão 02, com os ajustes consolidados.
  8. Revisão interna: A equipe verifica conteúdo, linguagem e adequação ao briefing. Responsável: Equipe de revisão. Versão 02 conferida.
  9. Aprovação do cliente: O cliente avalia a versão. Nada é publicado antes desta etapa. Responsável: Cliente. Pausa humana: o processo aguarda “aprovação”. Versão 02 em avaliação.
  10. Material aprovado: A versão final é identificada e reunida com os arquivos da entrega. Responsável: Coordenação de conteúdo. Versão 02 marcada como aprovada.
  11. Entrega ou programação: A próxima ação é registrada conforme os canais disponíveis. Responsável: Equipe de conteúdo. Nesta página, nada é publicado.

Etapas, canais e aprovações dependem da operação de cada equipe. Nada é publicado desta página.

Resultados esperados

Qualitativos. Dependem do cenário de cada empresa.

  • Comentários reunidosO feedback chega consolidado para a próxima versão.
  • Menos dúvida sobre versõesCada versão é identificada e a aprovada fica marcada.
  • Responsabilidades clarasCada etapa tem alguém responsável por fazê-la avançar.

Como isso é aplicado

Organizamos o caminho de cada peça: onde o briefing é registrado, quem produz, quem revisa e como a aprovação fica documentada.

A estrutura depende dos sistemas e da rotina de cada empresa.

Quero organizar minha produção de conteúdo