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Sistemas, automações e sites para empresas.

Tecnologia vem depois do processo.

Primeiro acompanhamos como o trabalho acontece hoje na sua empresa: quem recebe o pedido, onde ele fica parado, o que alguém precisa conferir. Com o processo novo desenhado, escolhemos o que vale automatizar e o que continua com uma pessoa.

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Como um projeto anda, em quatro etapas

O caminho é o mesmo para um site, uma automação ou um filme; muda o que acontece dentro de cada etapa.

  1. Entender

    Uma conversa sobre público, contexto, operação e objetivo.

  2. Definir

    Uma proposta curta, com entregas, responsabilidades e critérios de aprovação.

  3. Criar

    Criação, revisões e ajustes com você, versão por versão.

  4. Entregar

    A entrega no canal ou na operação, com a orientação para a equipe seguir.

As sete etapas

Na automação, as quatro etapas do projeto se desdobram em sete, num fluxo contínuo: a última volta à primeira. Passe o mouse ou toque em uma etapa para ver o que ela entrega.

  1. Resultado Visão clara do processo atual

  2. Resultado Mapa dos pontos em que o trabalho trava

  3. Resultado Um desenho do processo novo, com responsável e regra em cada etapa

  4. Resultado O que fica automático e o que continua com pessoas

  5. Resultado Sistemas, dados e pessoas no mesmo processo

  6. Resultado Indicadores combinados com você

  7. Resultado Ajustes quando o processo muda

As sete etapas por extenso

  1. 01

    Diagnóstico

    Entendemos como sua empresa realmente funciona

    Mapeamos quem participa, quais sistemas entram, onde a informação chega e sai, quais aprovações e decisões humanas existem e o que acontece nas exceções.

    • Pessoas e responsáveis
    • Sistemas em uso
    • Entradas e saídas de informação
    • Aprovações e decisões
    • Exceções do dia a dia

    ResultadoVisão clara do processo atual

  2. 02

    Gargalos

    Marcamos onde o trabalho trava

    Com o mapa pronto, marcamos os pontos em que o trabalho trava, se repete ou depende de memória.

    • Tarefas repetitivas
    • Digitação e copiar e colar
    • Planilhas isoladas
    • Aprovações lentas
    • Sistemas que não conversam
    • Dependência de uma só pessoa

    ResultadoMapa dos pontos em que o trabalho trava

  3. 03

    Processo novo

    Desenhamos o processo novo antes de automatizar

    Etapas podem sumir, se juntar, mudar de ordem, ganhar um responsável e uma regra. Só então o processo está pronto para receber tecnologia.

    Primeiro o processo bem desenhado; depois a automação.

    • Etapas eliminadas ou unidas
    • Ordem revista
    • Responsável por etapa
    • Regras explícitas
    • Caminho das exceções

    ResultadoUm desenho do processo novo, com responsável e regra em cada etapa

  4. 04

    Decisão de automação

    Cada parte do processo recebe o tratamento certo

    Uma parte continua com pessoas, outra vira automação por regra e outra roda sozinha com uma aprovação no caminho.

    • Continua com pessoas
    • Automação por regra
    • Automação com aprovação
    • Aviso para a pessoa certa

    ResultadoO que fica automático e o que continua com pessoas

    Com pessoas

    Julgamento, relacionamento, negociação e decisão estratégica.

    Automação por regra

    Tarefas repetitivas, previsíveis e baseadas em regra: registros, notificações, atualização de sistemas.

    Leitura de documentos

    Ler e organizar os dados de notas, pedidos e planilhas.

    Automação com aprovação

    Roda uma sequência de ações e para quando precisa da decisão de alguém.

  5. 05

    Integrações

    Conectamos o processo

    Ligamos as etapas aos sistemas que a sua empresa já usa.

    • CRM
    • ERP
    • Gestão de tarefas
    • E-mail
    • Documentos e planilhas
    • Painéis

    ResultadoSistemas, dados e pessoas no mesmo processo

  6. 06

    Métricas

    Combinamos o que acompanhar

    Antes da entrega, combinamos com você o que acompanhar depois, como o tempo de uma tarefa ou quantas vezes algo precisa ser refeito.

    • Tempo do processo
    • Tarefas manuais
    • Intervenções humanas
    • Erros
    • Retrabalho

    ResultadoIndicadores combinados com você

    O que um painel de impacto mostra
    Tempo do processo
    AntesDepois
    Tarefas manuais
    AntesDepois
    Intervenções humanas
    AntesDepois
    Erros de digitação
    AntesDepois

    O painel mostra o que se mede. Quanto cada indicador muda depende de cada projeto.

  7. 07

    Melhoria contínua

    O processo evolui junto com a empresa

    Quando a empresa, a equipe ou um sistema muda, revemos o processo e o ciclo recomeça.

    Quando o processo muda, a automação é ajustada junto.

    • Desempenho acompanhado
    • Novos gargalos
    • Exceções que viraram regra
    • Etapas que podem ser automatizadas

    ResultadoAjustes quando o processo muda

Trabalhamos com os sistemas que a sua empresa já usa.

Uma nota fiscal, antes e depois

Uma nota fiscal que chega por e-mail, do jeito de hoje e com o processo novo.

Caso típico

Antes

Depende de e-mails, memória, planilhas e acompanhamento feito à mão.

  1. Chega por e-mail
  2. Funcionário baixa
  3. Confere
  4. Encaminha para aprovação
  5. Outra pessoa responde
  6. Lançamento manual
  7. Arquivamento
  8. Pagamento
Caso típico

Depois

Cada etapa tem registro, e a decisão continua com uma pessoa.

  1. Nota recebida
  2. Documento identificado
  3. Dados extraídos
  4. Informações validadas
  5. Responsável aprovadecisão humana
  6. Status atualizado
  7. Dados enviados ao financeiro
  8. Documento arquivado
  9. Processo registrado
Operar o processo

O mesmo raciocínio no RH

O quadro de pessoal que vive numa planilha, do jeito de hoje e com o processo novo.

Caso típico

Antes

Depende de alguém lembrar. A vaga só anda quando o RH abre a planilha, confere e avisa cada pessoa.

  1. RH abre a planilha
  2. Compara equipe atual e planejada
  3. Lembra quais vagas estão seguradas
  4. Procura quem aprova cada cargo
  5. Avisa o aprovador por mensagem
  6. Anota a vaga em outro controle
  7. Monta o resumo da semana à mão
Caso típico

Depois

A planilha continua a mesma. A conferência virou rotina automática, e a aprovação segue com uma pessoa.

  1. Planilha lida
  2. Falta de pessoal calculada
  3. Vagas em espera separadas
  4. Aprovador e prazo definidos
  5. Vaga registrada
  6. Aprovador avisado
  7. Gestor aprova a vagadecisão humana
  8. Resumo semanal entregue
Ver este modelo funcionando

O que fica automático e o que fica com pessoas

As etapas de regra fixa rodam sozinhas. As que pedem análise passam por uma pessoa da sua equipe, que decide.

  1. SolicitaçãoEntra por um canal
  2. Pedido organizadoDados separados e conferidos
  3. Consulta dadosNos sistemas da empresa
  4. Próxima ação preparadaDentro das regras combinadas
  5. Atualiza o sistemaRegistro automático
  6. Aprovação humanaPonto de decisão
  7. Processo continuaCom histórico

Cada empresa recebe um processo diferente.

Duas empresas do mesmo setor raramente trabalham do mesmo jeito.

O diagnóstico é o mesmo; o processo que sai dele é diferente.

Três empresas passam pelo mesmo diagnóstico e saem com processos diferentesEmpresa AEmpresa BEmpresa CDiagnóstico

Quer ver como o seu processo ficaria?

Conte como a operação funciona hoje. Na conversa, apontamos os gargalos e o que vale automatizar.

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